Informes GRI: Proceso y Contenidos de Temas Materiales

 

Proceso de Reporte Anual para una Empresa del Sistema Financiero Considerando los Estándares GRI

El proceso de reporte anual para una empresa del sistema financiero que busca alinear su divulgación con los Estándares de la Global Reporting Initiative (GRI) es un ejercicio exhaustivo que va más allá de la presentación de resultados financieros tradicionales. Implica una inmersión profunda en los impactos de la organización en la economía, el medio ambiente y las personas, incluyendo los derechos humanos, y cómo estos temas se gestionan. La adopción de los Estándares GRI, y en particular el GRI 3: Temas Materiales 2021, proporciona un marco estructurado para identificar, priorizar y reportar sobre los temas más significativos para la empresa y sus grupos de interés.

El sistema de Estándares GRI se estructura en tres series interrelacionadas: los Estándares Universales GRI, los Estándares Sectoriales GRI y los Estándares Temáticos GRI. Para una empresa del sistema financiero, el proceso de reporte anual bajo GRI comienza con la consulta del GRI 1: Fundamentos 2021, que establece los requerimientos generales para reportar conforme a los Estándares GRI. Seguidamente, la organización debe utilizar el GRI 2: Contenidos Generales 2021 para informar sobre sus prácticas de presentación de informes y otros detalles organizativos, como sus actividades, gobernanza y políticas.

El núcleo del proceso de determinación de los contenidos del reporte de sostenibilidad reside en la identificación de los temas materiales, un proceso detallado en el GRI 3: Temas Materiales 2021. Estos temas representan los impactos más significativos de la organización y son la base para la presentación de información bajo los Estándares GRI. Es obligatorio que una organización que elabore sus informes conforme a los Estándares GRI determine sus temas materiales y presente todos los contenidos del GRI 3. Además, es crucial que una empresa del sistema financiero utilice el Estándar Sectorial GRI específico para el sector financiero (que, aunque no se detalla en este documento, proporciona información sobre los posibles temas materiales relevantes para las entidades financieras). El uso de los Estándares Sectoriales no sustituye el proceso de determinación de los temas materiales, sino que lo complementa, ayudando a asegurar que no se pasen por alto impactos significativos comunes en el sector.

El proceso de determinación de los temas materiales, según el GRI 3, consta de cuatro pasos interrelacionados y continuos:

Paso 1: Entender el Contexto de la Organización

Este primer paso sienta las bases para todo el proceso de reporte. Una empresa del sistema financiero debe realizar una descripción general exhaustiva de sus actividades, relaciones comerciales, su contexto de sostenibilidad y sus grupos de interés.

 Actividades

La organización debe considerar su propósito, visión, misión, modelo de negocio y estrategias. Para una entidad financiera, esto implica detallar los tipos de actividades que realiza (por ejemplo, banca minorista, banca de inversión, gestión de activos, seguros), la ubicación geográfica de estas actividades, los tipos de productos y servicios que ofrece (préstamos, cuentas, inversiones, seguros) y los mercados en los que opera (tipos de clientes y beneficiarios). Es fundamental identificar los sectores en los que la organización tiene actividad y sus características, como la intensidad de mano de obra o recursos. También se debe considerar el número y las características demográficas de los empleados y otros trabajadores cuya labor controla la organización.

Relaciones Comerciales

Una empresa financiera debe mapear sus relaciones con socios de negocio, entidades en su cadena de valor (incluyendo aquellas más allá del primer nivel) y cualquier otra entidad directamente relacionada con sus operaciones, productos o servicios. Esto abarca los tipos de relaciones comerciales (por ejemplo, joint ventures, corresponsales bancarios, proveedores de tecnología, aseguradoras), las actividades que asumen estos socios y la naturaleza de estas relaciones (duración, base contractual). Las ubicaciones geográficas donde tienen lugar las actividades de estas relaciones comerciales también son importantes.

Contexto de Sostenibilidad

La organización debe comprender los desafíos económicos, ambientales, de derechos humanos y otros aspectos sociales relevantes a nivel local, regional y global, relacionados con sus sectores y la ubicación geográfica de sus actividades y relaciones comerciales. Para una entidad financiera, esto incluye cuestiones como la estabilidad financiera, la inclusión financiera, el lavado de dinero, la financiación del terrorismo, el cambio climático (impactos de las inversiones y préstamos), la escasez hídrica en regiones donde financian proyectos, y cuestiones de derechos humanos en sus operaciones y cadenas de suministro. También es crucial considerar la responsabilidad de la organización con respecto a instrumentos intergubernamentales relevantes (como los Principios Rectores de la ONU sobre Empresas y Derechos Humanos) y la legislación y regulaciones aplicables.

Grupos de Interés

La empresa financiera debe identificar a todos los individuos y grupos cuyos intereses se vean afectados o puedan verse afectados por sus actividades y relaciones comerciales, e invitarlos a participar en la identificación de sus impactos. Las categorías comunes de grupos de interés para una institución financiera incluyen clientes, inversores, reguladores, empleados, sindicatos, comunidades locales (afectadas por la presencia de sucursales o por proyectos financiados), organizaciones de la sociedad civil y proveedores. Es importante identificar tanto a aquellos con relaciones directas como a aquellos sin ellas, incluyendo grupos vulnerables y las generaciones futuras. Se pueden preparar listas de grupos de interés específicas por actividad, proyecto o servicio.

Paso 2: Identificar Impactos Reales y Potenciales

En este paso, la empresa del sistema financiero identifica sus impactos reales (ya ocurridos) y potenciales (que podrían ocurrir) sobre la economía, el medio ambiente y las personas, incluyendo los impactos sobre los derechos humanos, en todas sus actividades y relaciones comerciales. Estos impactos pueden ser negativos y positivos, de corto y largo plazo, intencionados y no intencionados, y reversibles e irreversibles.

Fuentes de información

Para la identificación, la organización puede utilizar diversas fuentes de información:

• Información interna y evaluaciones de terceros sobre impactos económicos, ambientales y sociales, incluyendo evaluaciones de impacto en derechos humanos.
• Información de revisiones legales, sistemas de gestión de cumplimiento anticorrupción, auditorías financieras, inspecciones de seguridad y salud en el trabajo y presentaciones a accionistas.
• Evaluaciones pertinentes de las relaciones comerciales realizadas por la propia organización o por iniciativas del sector o de múltiples grupos de interés.
• Información obtenida a través de mecanismos de quejas y reclamación internos o externos.
• Información de sistemas más amplios de gestión del riesgo institucional, siempre que estos identifiquen los impactos de la organización más allá de los riesgos para la propia empresa.
• Información de fuentes externas, como medios de comunicación y organizaciones de la sociedad civil.

Es crucial que la empresa financiera procure entender las preocupaciones de sus grupos de interés a través de la consulta directa, teniendo en cuenta posibles barreras de idioma o culturales. La participación de grupos en riesgo o vulnerables puede requerir enfoques específicos. En situaciones donde la participación amplia no sea posible, se puede recurrir a representantes creíbles de los grupos de interés. La gravedad del impacto para los grupos de interés debe guiar el grado de participación. Cuando la consulta directa no sea factible, se deben considerar alternativas como la consulta a expertos independientes.

Un aspecto fundamental de este paso es considerar los impactos descritos en los Estándares Sectoriales GRI aplicables al sector financiero y determinar si son relevantes para la organización. Los impactos pueden evolucionar con el tiempo debido a cambios en las actividades, relaciones comerciales y el contexto de la organización, por lo que la evaluación debe ser continua.

En caso de recursos limitados, la organización debe priorizar la identificación de impactos negativos antes de los positivos, para asegurar el cumplimiento de la legislación y los instrumentos intergubernamentales. La identificación de impactos negativos potenciales y reales con los que la organización está relacionada o podría estar relacionada es el primer paso de la debida diligencia. Esto incluye los impactos que la organización ocasiona, a los que contribuye a ocasionar mediante sus actividades, y aquellos que están directamente vinculados a sus operaciones, productos o servicios a través de sus relaciones comerciales, incluso si la organización no ha causado ni contribuido directamente a ellos.

La identificación de impactos positivos implica evaluar cómo la organización contribuye o podría contribuir al desarrollo sostenible a través de sus actividades, productos, servicios, inversiones y prácticas. Esto incluye considerar cómo el propósito, modelo de negocio y estrategias pueden generar un impacto positivo. Es importante recordar que los impactos negativos no pueden compensarse con impactos positivos, y cualquier impacto negativo derivado de actividades con intención positiva debe abordarse y remediarse.

Paso 3: Evaluar la Importancia de los Impactos

Una vez identificados los impactos, la empresa del sistema financiero debe evaluar su importancia para priorizarlos. Esta priorización guía las acciones para abordar los impactos y determina los temas materiales sobre los que se debe informar. La evaluación de la importancia implica un análisis cuantitativo y cualitativo, específico para la organización y su contexto. La consulta con grupos de interés, relaciones comerciales y expertos internos y externos es esencial en este paso.

Evaluación de la Importancia de los Impactos Negativos

La importancia de un impacto negativo real se determina por su gravedad, mientras que la importancia de un impacto negativo potencial se determina por su gravedad y la probabilidad de que suceda. La combinación de gravedad y probabilidad puede denominarse "riesgo". La gravedad de un impacto negativo está determinada por su escala (nivel de severidad), alcance (extensión del impacto) y carácter irremediable (dificultad para contrarrestar o corregir el daño). La escala puede depender del incumplimiento de leyes, regulaciones o instrumentos intergubernamentales, y del contexto en el que ocurre el impacto. Cualquiera de las tres características (escala, alcance, carácter irremediable) puede hacer que un impacto sea grave. La gravedad debe evaluarse en relación con otros impactos de la organización, no en comparación con impactos globales que puedan minimizar la percepción de su significancia. En lo que respecta a impactos negativos potenciales sobre los derechos humanos, la gravedad prevalece sobre la probabilidad. La gravedad de un impacto en derechos humanos no se limita a daños físicos y puede incluir daños a derechos culturales, por ejemplo.

Evaluación de la Importancia de los Impactos Positivos

La importancia de un impacto positivo real está determinada por su escala (cuán beneficioso es) y su alcance (cuán extendido está), mientras que la importancia de un impacto positivo potencial también depende de la probabilidad de que suceda.

Probabilidad

La probabilidad de un impacto (tanto negativo como positivo potencial) se refiere a la posibilidad de que ocurra, y puede medirse o determinarse cualitativa o cuantitativamente.

Paso 4: Priorizar los Impactos Más Significativos sobre los que Presentar Información

En este último paso, la empresa del sistema financiero prioriza sus impactos en función de su importancia para determinar sus temas materiales para el reporte.

Establecer un Umbral 

La organización debe ordenar sus impactos de más a menos significativo y definir un punto de corte o umbral para determinar en qué impactos se centrará el informe. Este umbral debe documentarse. Para facilitar la priorización, los impactos deben agruparse en temas (por ejemplo, "inclusión financiera", "riesgos ambientales y sociales en la financiación", "seguridad de datos del cliente"). La organización debe determinar sobre cuántos temas informará, comenzando por los de mayor prioridad. La ubicación del umbral es específica para cada organización, y se puede incluir una representación visual de la priorización para mayor transparencia.

Criterio de Materialidad

La importancia de un impacto es el único criterio para determinar si un tema es material para el reporte. La dificultad para informar o la falta de gestión actual del tema no son razones válidas para excluirlo. En tales casos, la organización debe explicar las razones o los planes para gestionar el tema. Los impactos negativos deben priorizarse independientemente de los positivos, y los impactos negativos no pueden compensarse con los positivos. Incluso si un impacto negativo no se prioriza para el reporte, la organización puede seguir siendo responsable de abordarlo según la legislación aplicable.

Análisis de los Temas Materiales 

La organización debe analizar su selección de temas materiales con respecto a los temas identificados en los Estándares Sectoriales GRI aplicables al sector financiero para asegurar que no se hayan omitido temas probablemente materiales para el sector. También debe analizar su selección con posibles usuarios de la información y expertos para validar el umbral establecido. Se recomienda solicitar verificación externa del proceso de determinación de temas materiales. Este análisis culmina en la lista de temas materiales de la organización.

Aprobación de los Temas Materiales

 El máximo órgano de gobierno de la organización (por ejemplo, el consejo de administración) debe revisar y aprobar la lista de los temas materiales.

Determinación de la Información a Presentar

Una vez definidos los temas materiales, la organización debe determinar qué información presentará para cada uno de ellos, siguiendo los requerimientos del GRI 1. Es obligatorio utilizar los Estándares Sectoriales GRI aplicables para determinar los temas materiales, y si se determina que un tema incluido en estos estándares no es material, la organización debe listarlo en el índice de contenidos GRI y explicar por qué no es material.

Contenidos sobre los Temas Materiales (Sección 2 de GRI 3)

Una vez completado el proceso de determinación de los temas materiales, la sección 2 del GRI 3 detalla los contenidos específicos que la organización debe reportar:

Proceso de Determinación de los Temas Materiales

 La organización debe describir el proceso seguido para determinar sus temas materiales, incluyendo cómo se identificaron los impactos reales y potenciales (negativos y positivos), cómo se priorizaron los impactos según su importancia y los grupos de interés y expertos cuyos puntos de vista se consideraron. Se deben describir los métodos y fuentes utilizados para identificar los impactos, el alcance definido (por ejemplo, corto y largo plazo), y cualquier limitación o exclusión. También se debe explicar cómo se evaluó la importancia de los impactos, incluyendo cualquier suposición o juicio subjetivo, el umbral definido para la materialidad y si se analizó la selección con usuarios y expertos. Se debe indicar si el máximo órgano de gobierno revisa y aprueba la información. Finalmente, se debe explicar cómo la participación de grupos de interés y expertos fundamenta la identificación y evaluación continua de los impactos, incluyendo la priorización de los grupos de interés y los métodos de participación.

Lista de Temas Materiales

La organización debe enumerar sus temas materiales e informar de cualquier cambio en la lista con respecto al periodo de reporte anterior. Se pueden agrupar los temas por categorías relevantes para facilitar la comunicación. Se debe explicar por qué un tema previamente material ya no lo es o por qué un nuevo tema se ha vuelto material.

Gestión de los Temas Materiales

 Para cada tema material reportado en la lista de temas materiales, la organización debe proporcionar información detallada sobre cómo se gestiona. Esto incluye:

• Describir los impactos reales y potenciales (negativos y positivos) sobre la economía, el medio ambiente y las personas, incluyendo los derechos humanos.
• Indicar si la organización está relacionada con un impacto negativo mediante sus actividades o como resultado de sus relaciones comerciales, y describir dichas actividades o relaciones.
• Describir sus políticas o compromisos en relación con el tema material.
• Describir las medidas adoptadas para gestionar el tema y los impactos asociados, incluyendo medidas para prevenir o mitigar impactos negativos potenciales, abordar impactos negativos reales (incluyendo la remediación) y gestionar los impactos negativos reales y potenciales en general.
• Presentar información sobre el seguimiento de la eficacia de las medidas adoptadas, incluyendo los procesos utilizados, las metas, objetivos e indicadores, la eficacia real de las medidas y las lecciones aprendidas y cómo se han incorporado.
• Describir cómo la participación de los grupos de interés ha influido en las medidas adoptadas y cómo ha informado si estas han sido efectivas.

Es importante destacar que para una empresa del sistema financiero,  podría incluir detalles sobre cómo gestiona los riesgos de crédito asociados a industrias con altos impactos ambientales o sociales, cómo promueve la inclusión financiera de comunidades vulnerables, cómo garantiza la seguridad y privacidad de los datos de sus clientes, cómo aborda las quejas relacionadas con sus servicios, y cómo mide y gestiona su propia huella ambiental (aunque esta última puede ser menos significativa en comparación con los impactos indirectos de sus actividades de financiación e inversión).

El proceso de reporte anual bajo los Estándares GRI para una empresa del sistema financiero es un compromiso significativo que requiere la integración de la sostenibilidad en la estrategia y las operaciones de la organización. Al seguir los pasos definidos en el GRI 3 y utilizar los Estándares Sectoriales y Temáticos relevantes, la empresa puede proporcionar una visión transparente y completa de sus impactos y su gestión, respondiendo a las crecientes expectativas de sus grupos de interés y contribuyendo a un desarrollo sostenible. La documentación exhaustiva de todo el proceso y la revisión por parte del máximo órgano de gobierno son cruciales para la credibilidad y la calidad del reporte. Finalmente, la consideración de la verificación externa puede fortalecer aún más la confianza en la información divulgada. 

En resumen, los temas materiales son fundamentales en la presentación de informes de sostenibilidad bajo los Estándares GRI, representando los impactos más significativos de la organización y requiriendo un proceso estructurado para su determinación y una presentación de información detallada sobre su gestión.